소셜 네트워킹 기반의 지식관리
공유 및 활용 방안

소셜 네트워크는‘감성적 접근을 원한다’

이자영 부장은 기업 내 정보공유의 문제점을 지적했
다. KM(지식관리)을 구축한 기업의 구성원들의 평가를
보면‘2년 전 자료가 최신 자료라 지식포털에는 거의 가
지 않는다’,‘ 자료를 공유해도 보는 사람이 없다’,‘ 검
색을 해도 필요한 문서를 찾기가 어렵다’등등 부정적
인 의견이 많았다. 그렇다고 해서 KM시스템이 필요 없
는 것은 아니다. 다만 이것을 활용하는 방안이 미흡하기
때문이다.

블로그나, 트위터, 페이스북은 많은 사람들이 이용한
다. KM과 비슷한 시스템으로 운영되는 이 소셜 네트워
크 서비스들이 지금과 같이 활발히 이용되는 이유는 자
신이 올린 자료에 대해 많은 사람들이 관심을 가져주기
때문이다. 하지만 기업 내에 구축된 지식공유 시스템은
그렇지 않다.

기업 내에 구축된 지식 공유 시스템은 IT부서에서 기
획하기 때문에 관리를 최우선적으로 생각하며 구축한
다. 이용자들은 사람 위주의 감성적 접근을 원하지만
IT부서가 설계한 시스템은 이러한 부분에 대한 배려가
부족하다. 이 점이 기업 내에 구축된 지식 공유 시스템
과 일반 사용자들이 사용하는 소셜 네트워크 서비스의
차이점이다. 이자영 부장은 지식 공유 시스템의 활용도
를 높이는 방안은 소셜 네트워크 서비스의 장점을 가져
오는 것이라고 설명했다.

소셜 네트워크의 장점 중 하나는 정보를 찾는데 아주
유용하게 사용할 수 있다는 것이다. 지식관리에 대해
IDC가 2010년 발표한 자료에 따르면 사람들이 정보를
찾는 주요 수단으로‘검색엔진’을 첫 번째로, ‘아는 사
람에게 물어 본다’를 두 번째로 꼽았다. 여기에서 두 번
째로 꼽힌‘아는 사람에게 물어 본다’에 속하는 사람은
직장 동료나 모임 등을 통해 알게 된 지인을 의미하며,
이 사람들에게 전화나 이메일 그리고 최근에 들어서는
소셜 네트워크(트위터, 페이스북 등)를 통해 정보를 획
득한다고 나와 있다. 즉, 소셜 네트워크는 정보를 빠른
시간 내에 찾는 수단이 되며 이를 기업이나 기관에 적용
한다면 좋은 방향으로 사용될 수 있을 것으로 기대된다
는 것이다.

지식 저장 수단은‘동영상과 블로그 방식’으로 변한다
지식을 제공하는 형태 또한 바뀌어야 한다. 기존 지
식을 저장하는 수단으로 문자를 통한 문서 가 선호되었
다. 하지만 앞으로의 정보는 동영상이나 간단한 블로그
방식을 취해야 한다. 그 이유는 최근 소비자들이 정보를
찾는 양상이 바뀌고 있기 때문이다. 포털사이트를 통해
정보를 찾는 사람들이 동영상을 통해 정보를 습득하는
경우가 많아지고 있다. 동영상이 정보를 빠르고 쉽게 이
해할 수 있기 때문이다. 여기에 태그나 북마크를 같이
첨부한다면 이해뿐만 아니라 정보를 찾는 속도 또한 빨
라질 것이다. 이러한 시스템을 기업 내의 지식 관리 시
스템에 적용한다면 직원들 간의 정보소비가 활발해 질
것이다.

이자영 부장은 지식의 공유, 소비, 관리를 6가지 단계
로 나눌 수 있으며, MS 내부 시스템에 적용한 사례를
예로 들며 설명했다.
첫 번째는 지식을 생성하는 것이다. MS 오피스 2010
은 하나의 문서를 공동으로 작성할 수 있는 기능을 지원
한다. 파워포인트로 기안 작업을 할 경우 지금까지는 여
러 명이 작업한 문서를 어느 한 사람이 취합해야 했었
다. 이 경우 취합하는데 별도의 시간과 노력을 들여야
한다. 하지만 MS 오피스의 기능을 활용하면, 파워포인
트나 워드의 작업 내용을 서버에 저장하고 변경된 사항
을 서버에서 각 사용자의 문서에 전송시켜 준다. 변경된
내용에 대해서는 빨간 색을 이용해 알려주고 자체 메신
저 기능으로 의사소통을 보조해준다.

또한 MS 오피스에서 작업한 문서는 웹 브라우저에서
원본 그대로 볼 수 있다. 스마트 폰, 태블릿PC 등 다양
한 모바일 기기에서 모두 문서 확인이 가능하다.
두 번째는 지식의 공유다. MS 사내 시스템은 경영진
들 블로그의 새로운 내용을 직원들에게 알려주는 기능
이 있다. 이 기능은 MS 내의 모든 직원들이 경영진들의
생각과 그들이 생각하는 MS의 발전방향을 알 수 있는
장점을 갖고 있다. 또한 유튜브를 통한 동영상으로 영업
메시지를 전달받아 쉽게 이해하기도 한다.
사내 시스템에서 지원하는 블로그를 지식을 공유하는
데 사용하기도 한다. 사내 시스템이 제공하는 메일은 하
나의 메일 용량이 10M를 초과할 수가 없다. 때문에 블
로그에 정보를 올리고, 메일에는 블로그를 링크함으로
써 쉽게 정보를 전달할 수 있다. 이 방법은
내 지식을 내 스스로 관리하는 것이라고 할
수 있다.

포럼 등을 통해 지식 공유하고 생성해야

세 번째는 검색이다. MS는 사람에게 키
워드를 붙여 검색을 쉽게 할 수 있도록 하고
있다. ‘그린IT’나‘탄소 배출 절감’등으로
검색해도 그와 관련된 사내 인물들이 검색
된다. 이 검색은 그 사람의 프로필의 정보
등을 바탕으로 하고 있으며, 조직도 상의 가
장 가까운 인물도 검색이 가능하다. 또한 그
사람의 정보를 통해 도움을 받았다면 이에 대
한 평가도 할 수 있다. 이런 평가 시스템은 그 사람이 조
직에 대한 기여도를 체크하는
간단한 지표로 활용되기
도 한다.

네 번째는 지식을 전파하는 것이다. MS의 사내 시스
템은 트위터 기능을 지원한다. 트위터 기능을 활용하면
단문의 글을 통해 내가 필요한 지식에 대해 Q&A 형식
으로 정보를 얻을 수 있다. 예를 들어 어떤 정보가 필요
해 트위터에 글을 남기면, 이 글을 본 조직원들이 댓글
로 정보를 알려주는 것이다. 이 방법은 KM 시스템의
‘내가 올린 정보에 대해 사람들의 호응이 없다’라는 불
만을 해결해 줄 수 있기도 하다.
다섯 번째는 지식에 대한 손쉬운 접근이다. RSS(R
eally Simple Syndication)나 팟 캐스트 등을 이용하면
해당 지식을 얻기 위해 그 사이트에 접속하지 않아도 된
다. 이 방법은 사용자가 최신 정보를 한 자리에서 받아
볼 수 있다는 장점을 갖고 있고, 이동 중에도 쉽게 이용
이 가능하기도 하다.

여섯 번째는 지식을 나누는 데 직접 참여하는 것이다.
포럼 등을 통해 자신의 지식을 공유하며, 이것은 다시
지식을 생성하는 것과 연관이 된다. 이자영 부장은“사
내의 지식을 공유하는 시스템은 사람들이 얼마나 손쉽
게 협업시스템에 들어와 모든 사람들이 협업을 통해 지
식을 생성할 수 있느냐가 중요하다”고 강조했다.



출처 : 컴퓨터월드1월호




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