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비전통적인 업무환경서 생산성 높이는 8가지 방법

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DBMS별 분류
Etc
작성자
dataonair
작성일
2016-08-24 00:00
조회
5808





'비전통적인 업무환경서 생산성 높이는 8가지 방법



주거지를 기반으로 하는 사업인 홈비즈니스(Home Business) 는 유연성이나 비용효율성 등의 측면에서 사무실 임대 및 매매 형 태에비해큰이점을갖는다.

오늘날 첨단기술 덕분에 홈비즈니스 업자와 직원들은 물리적 장소에 제약받지 않고 어디서나 근무할 수 있다. 한국의 고용노동 부, 미래창조과학부, 행정자치부가함께발표한‘2015 스마트워크 실태조사’결과에 따르면, 흥미롭게도 민간부문에서의 스마트워 크 이용률이 2012년 10.4%에서부터 2015년 14.2%까지 꾸준히 증 가하는것으로나타났다.

스마트워크의 유형으로는 모바일 오피 스(20.1%), 원격협업(11.2%), 재택근무 (9.2%) 등이었다. 스마트워크 이용효과에 대해서는업무시간단축(65.3%), 업무효율 성 증진(62.1%), 삶의 질 향상(53.5%) 등으 로조사됐다.



생산성, 성공적인 비즈니스 위한 핵심

생산성은‘투입 단위당 산출물의 경제 적 측정’으로 정의된다. 투입요소에는 노 동력과 자본이 포함되며, 산출물은 보통 매출이나 재고 같은 기타 구성요소로 측정된다. 특히 소수의 직원 으로 운영되는 기업의 경우 생산성 향상은 곧 사업의 성공으로 이 어질 가능성이 높다. 최적의 근무환경을 조성하고 효율적인 시간 관리와 첨단기술 도입이 이뤄졌을 때 비로소 생산성이 극대화될 수있다.

어떻게 가정에서 생산성을 극대화할 수 있을지는 원격근무자들 의 숙제다. 업무와 관계없는 빨래나 장보기를 하고자 하는 유혹과 수많은 잠재적 방해요소 앞에서 높은 업무생산성을 유지하기란 쉬운 일이 아니다. 하지만 생산 성은 기업에 필수적인 요소다.

원격근무자와 홈비즈니스 업자 가 생산적으로 일할 수 있는 단 계별방법을소개한다.



생산성 향상 위한 몇 가지 조언

1. 정기적인 오전 일과 유지
대체적으로 오전시간에 생산성이 가장 높게 나타나기 때문에, 아침에 정기적인 일과를 유지한다면 보다 긴 시간 동안 높은 수준 의 생산성을 지속할 수 있다. 재택근무를 하면 사무실로 출퇴근할 때와 달리 여러 유혹에 빠지기 쉽다. 늦잠을 잔다거나 빨리 업무 를 시작하고자 아침식사를 거르게 되는 것 등이 이에 포함된다. 따라서 재택근무의 유연성에 현혹되지 말고 되도록이면 사무실로 출근할때와같은업무일과를유지하도록해야한다.

2. 업무효율성이 가장 높은 시간대 파악
생산성을 향상시키는 좋은 방법은 가장 일이 잘되는 시간을 파 악하는 것이다. 캘리포니아대학교 어바인캠퍼스(University of California, Irvine)에서 실시한 연구에 따르면, 업무생산성은 오 전 11시경에 높아지기 시작해 오후 2시에서 3시 사이에 최고조에 달하는 것으로 조사됐다. 가령 이 시간에 이메일 업무만 본다면 목표 달성이나 프로젝트 완성과는 거리가 먼 업무에 귀중한 시간 을허비하는셈이다.

따라서 고객사의 대형 프로젝트나 내부적 아이디어 회의와 같 이 가장 중요한 업무는 오후 2시에서 3시 사이에 처리하는 것이 바람직하다. 물론 가장 효율적인 시간대는 개개인에 따라 다를 수 있다. 가장 생산적인 시간대를 파악하고 업무를 본인의 생활리듬 에맞춰야할것이다.

3. 업무계획 수립 및 우선순위 설정
가장 업무효율성이 높은 시간을 파악한 다음, 하루 동안 해야 할 업무 리스트와 목표를 작성하고, 본인의 생산리듬과 프로젝트 중요도에 따라 우선순위를 매긴다. 업무 리스트는 우선순위를 정 할 때 유용할 뿐만 아니라, 해야 할 일과 업무의 진행상황을 파악 할수있어간편한업무처리를돕는다.

간혹 끝내지 못한 업무가 있다면 내일 해야 할 업무 리스트로 넘길 수 있다. 일반적으로 하루 안에 마칠 수 없는 업무는 일간 업 무 리스트에 포함하지 않는다. 중장기 프로젝트는 월간계획표에 기록하고특정일정과마감시한에따라미리알림을설정한다.

4. 정기적이고 적절한 연락 유지
업무를 하나씩 처리하는 동안 온라인 회의, 통화, 문서 공유, 협 업 등의 기술을 활용해 고객, 원격지의 동료, 직원들과 꾸준히 의 사소통을 해야 한다. 특히 화상회의 솔루션은 지정된 홈오피스나 집안의 여러 장소에 관계없이 얼굴을 보면서 회의를 진행할 수 있 게해준다.

일부 화상회의 도구는 화면 공유와 문서 편집 기능을 갖춰 화상 회의의 효율성을 극대화한다. 화상회의 도구를 활용해 온라인 채 팅을 통한 협업 또한 가능하다. 예컨대 신제품 발표 관련 아이디 어 회의 소집을 위해 직원과 고객을 만나고자 한다면, 채팅 기능 을 이용해 전체 참여자나 직원들에게 구별된 메시지를 전송할 수 있다.

파일 공유는 업무효율성을 높이는 또 다른 첨단기술이다. 일부 소프트웨어는단몇초만에파일이나 전체 폴더를 원하는 위치로 이동할 수 있는 드래그앤드롭, 복사 및 붙여넣기나 클라우드 스토 리지 사용을 지원한다. 모바일 옵션을 포함한 솔루션을 사용하면 이동 중에도 차질 없이 업무를 수행할 수 있다. 오늘날 인력은 24 시간 체제로 움직이므로 언제 어디서든 동료나 고객들과 연결될 수있어야한다.

5. 생산성 향상시키는 업무공간 구현
재택근무를 할 경우 스스로 구축한 환경이 개인의 능력 발휘에 크게 영향을 끼친다. 개방된 여러 공간에서 이동하면서 업무를 수 행하는 것을 선호한다면 이러한 업무환경에서 생산성이 향상될 것이다. 반면 일정 공간에 머무르는 것을 선호한다면 전용 홈오피 스 형태의 사무공간을 확보하는 편 이나을것이다.

어느 쪽이든 관계없이 중요한 몇 가지 환경적 요인들을 고려해야 한다. 밝은 환경에서 작업하는 것 을 선호하는가 배경음악이나 소 음이 업무효율성을 저하시키는가 아니면 상승시키는가 심지어 기 후도 중요한 요소다. 조사에 따르 면 낮은 온도는 슬픔과 외로운 느 낌을 고조시킬 수 있고, 또 일정하 게 높은 온도에서는 나른함을 느끼 기 쉬워 생산성이 저하될 수 있는 것으로 나타났다. 전문가들은 생산 성을높이기위한적정온도로섭씨 18~21도를유지하도록권장한다.

6. 일관성 있는 업무패턴 유지
일정한 오전일과로 높은 생산성과 성공의 기반을 마련하듯, 근 무하는 내내 일관된 업무패턴을 유지하는 것 또한 중요하다. 가령 스케줄에 맞춰 일찍 기상해 조깅을 하고 샤워를 한 다음 아침을 먹 는다. 그 후 업무목록을 작성하고 정오에 한 시간 정도 점심시간을 갖는다. 또한 매일 오후 4시쯤 간식과 커피로 에너지와 효율성을 충전해 퇴근시간까지 힘을 낸다. 오후 6시에는 하루 업무를 마감 한다.

이처럼 저마다 적절한 하루 일과를 세워 날마다 일관성 있는 업 무패턴을 유지하는 것이 중요하다. 이는 근무시간 중 업무생산성 을 높일 뿐만 아니라, 업무와 삶의 균형을 유지하는데도 도움을 줄 수있다.

7. 정기적인 휴식 취하기 - 소셜미디어 활용사례
하루 동안 대화를 나눌 동료가 주변에 없다면 휴식시간을 잊기 쉽다. 하지만 업무 도중에 취하는 적당한 휴식은 직원과 사업자들 의 의욕을 고취시킨다. 이를 위해‘포모도로(Pomodoro) 테크닉’ 을 추천한다. 이는 25분간 한 업무에 집중한 이후 5분간 휴식을 취 하는방법으로, 다음업무를위한재충전을돕는다.

이러한 휴식시간은 임의로 활용한다. 페이스북이나 트위터 등 소셜미디어를 잠깐 확인하는 것도 도움이 될 수 있다. 최근 마이크 로소프트가발표한 보고서에따르면, 근로자의 46%는 소셜미디어 를 활용해 업무생산성이 향상됐다고 응답했다. 소셜미디어를 이 용한 막간의 휴식시간은 이내 새로운 다음 업무로 넘어갈 수 있도 록분위기를전환해주는역할을한다.

8. 업무 외적인 요소를 완전히 배제하진 말 것
근무 도중 발생하는 방해요소를 전부 부정적이라고 치부해서는 안 된다. 실제로 재택근무를 할 경우 집 전화가 울리거나 어젯밤 그대로 남겨둔 설거지를 해버리고 싶은 충동이 드는 등 주의를 산 만하게 만드는 요인들이 발생할 수 있다. 이처럼 모든 방해요소들 을 완전히 무시하기보다는, 상황에 맞춰 인지하고 수널이 발표한 업무공간 내 방해요소 관련 조사결과 에 따르면, 직원들은 책상정리나 이메일 분류 같은 단순한 업무를 할 때 가장 높은 행복지수를 보인 것으로 드러났다. 이 같은 단순 업무는 보다 높은 강도의 업무에서 동반되는 스트레스 없이 성취 감을 줄 수 있다. 또한 이러한 일들은 비록 업무와 무관하더라도 특정한일을수행했다는점에서생산성을높일수있다